Circolare Cliente del 22/03/2022

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Smart working: ancora regime semplificato sino al 30 giugno 2022

Inquadramento normativo, disciplina emergenziale e linee guida per il lavoro agile nel settore privato

Con la fine dello stato di emergenza nazionale, prevista per il 31 marzo 2022, lo smart working sarebbe dovuto tornare alle regole ordinarie e dovevano venire meno le deroghe previste per il periodo emergenziale, con la principale conseguenza dell’obbligatorietà della redazione dell’accordo individuale tra azienda e dipendente.

La bozza del decreto Covid, approvata il 17 marzo in Consiglio dei Ministri, all’art. 10 e allegato B, consente invece ancora la possibilità di utilizzo della modalità semplificata sino al 30 giugno.

SOMMARIO:

Inquadramento normativo

Lo smart working veniva disciplinato per la prima volta in forma organica con la Legge n. 81/2017, che lo definisce come una modalità di svolgimento della prestazione lavorativa che il lavoratore può eseguire in parte all’interno ed in parte all’esterno dei locali aziendali senza una postazione fissa e con l’ausilio di strumenti tecnologici. Il fine ultimo della legge introduttiva era quello di consentire ai lavoratori di conciliare tempi di vita e tempi di lavoro con il doppio vantaggio di incrementare la produttività e la resa degli stessi.

Lo smart working nella sua forma pura, rappresenta quindi una vera rivoluzione nella visione della produttività delle organizzazioni aziendali.

Sullo sfondo di un continuo, pregnante ed effettivo bilanciamento tra interessi di produttività aziendale, formazione professionale e realizzazione di ottime performance lavorative, il lavoro agile tiene in debita considerazione gli interessi di vita e familiari delle risorse umane.

Per comprendere effettivamente l’evoluzione di questo innovativo strumento quindi non si può non tenere presente che quando parliamo di lavoro agile ci stiamo confrontando con un nuovo approccio lavorativo, con una vera e propria piccola rivoluzione della cultura organizzativa aziendale. Lo smart working realizza una nuova relazione tra azienda e dipendente e consente di concentrare maggiormente l’attenzione sul lavoratore, inteso come risorsa umana nel senso più effettivo del termine. La risorsa diviene centro dell’organizzazione produttiva con la conseguenza che il lavoratore diviene responsabile del proprio lavoro e autonomo nella gestione del tempo. A fronte di ciò la risorsa sarà maggiormente motivata.

Bisogna porre attenzione e non confondere lo smart working con il telelavoro. Infatti mentre nel telelavoro la possibilità di svolgere la prestazione all’esterno dei locali aziendali è legata all’utilizzo di una determinata postazione fissa, nel lavoro agile il luogo di svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali aziendali è ben più ampio e sarà opportuno andare ad inserire nell’accordo tra le parti non tanto l’identificazione esatta dei luoghi in cui lo smartworker andrà a svolgere la prestazione ma piuttosto i confini entro cui lo stesso dovrà operare.

La normativa emergenziale

Lo smart working ha subito una effettiva ascesa durante il periodo emergenziale in quanto ha consentito a numerose aziende di continuare le proprie attività in periodo di lockdown. La normativa ha dapprima cercato di coadiuvare i datori di lavoro nella scelta di tale modalità di esecuzione della prestazione in ragione della limitazione della diffusione dei contagi e successivamente ha però esteso l’accesso a tale tipologia di prestazione anche da parte di categorie particolari di lavoratori.

Il decreto “riaperture” prorogherebbe gli effetti dell’art. 90 comma 4 del D.L. n. 34/2020 che aveva disposto infatti che, sino al 31 marzo 2022, ora sino al 30 giugno 2022 la modalità di svolgimento dell’attività lavorativa possa essere applicata dai datori di lavoro privati ad ogni rapporto di lavoro subordinato anche in assenza di accordi individuali previsti dalla normativa.

Si precisa inoltre che gli obblighi di informativa riguardanti salute e sicurezza sul lavoro possono essere assolti sempre sino al 30 giugno utilizzando i documenti predisposti dall’INAIL e disponibili sul sito internet dell’istituto che potranno essere inviati telematicamente ai dipendenti.

Fino al 30 giugno 2022 il diritto al lavoro agile viene riconosciuto ai lavoratori fragili, ovvero affetti da particolari patologie croniche con scarso compenso clinico e con particolare connotazione di gravità, individuate dal decreto interministeriale 4 febbraio 2022. Inoltre il diritto allo smart working viene riconosciuto anche ai genitori con almeno un figlio in stato di disabilità grave o con figli con bisogni educativi speciali.

Grazie all’intervento del decreto riaperture Covid del 17 marzo, fino al 30 giugno 2022, la normativa emergenziale consente di ricorrere allo smart working, in deroga alla disciplina ordinaria, con le seguenti modalità:

– su decisione unilaterale del datore di lavoro;

– in assenza di accordo scritto tra le parti

– con modalità semplificate di comunicazione, nel senso che è sufficiente comunicare sulla piattaforma Ministeriale i dati del datore e del prestatore e data inizio e fine della modalità di lavoro agile.

Il Protocollo nazionale per il lavoro agile nel settore privato – Le Linee Guida

Lo scorso 7 dicembre 2021, al fine di determinare delle Linee Guida uniche per la contrattazione collettiva nazionale, aziendale e territoriale nel rispetto della disciplina prevista dalla Legge n. 81/2017, veniva adottato il Protocollo nazionale per il lavoro agile per il settore privato che determina il quadro di riferimento per la definizione dello svolgimento del lavoro in modalità agile.

Nella premessa del documento si precisa come sia emersa una crescente attenzione alle esigenze di conciliazione dei tempi di vita e lavoro, di impiego di risorse rispettose della sostenibilità ambientale e del benessere collettivo, attraverso la riduzione degli spostamenti casa-lavoro e, conseguentemente, dell’utilizzo dei mezzi pubblici e di quelli personali, anche per ridurre le emissioni di agenti inquinanti e migliorare, nel contempo, la vivibilità dei centri urbani. In sostanza si legge nel protocollo una necessità di procedere a un più ampio rinnovamento di prospettiva, ridefinendo il lavoro in un quadro di fiducia, autonomia e responsabilità condivise.

Il processo di diffusione del lavoro agile consente di dare impulso al cambiamento organizzativo e di processo, con l’utilizzo di strumenti tecnologici idonei e comporta anche la promozione di specifici percorsi formativi utili a consentire a tutti i lavoratori lo svolgimento del lavoro secondo tali modalità.

In particolare, il protocollo prevede alcuni elementi essenziali per l’utilizzo dello smart working all’interno delle aziende, in particolare:

adesione al lavoro agile su base volontaria;
presenza dell’accordo individuale;
possibilità di recesso da tale modalità di esecuzione della prestazione;
organizzazione aziendale e relativa interconnessione tra le figure aziendali;
previsione di un tempo di disconnessione;
tutela della salute e sicurezza sul lavoro D.lgs. n. 81/2008;
parità di trattamento;
importanza della formazione ed informazione dei lavoratori smart worker.

Con riguardo all’aspetto legato alla sicurezza sul lavoro, il datore di lavoro garantisce la salute e la sicurezza del lavoratore che svolge la prestazione in modalità di lavoro agile e fornisce tempestivamente a tale lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza aziendale o territoriale, in occasione delle modifiche delle modalità inerenti allo svolgimento del lavoro agile rilevanti ai fini di salute e sicurezza e, comunque, con cadenza almeno annuale, l’informativa scritta nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro. Rimane fermo l’obbligo per i lavoratori di cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione e protezione per fronteggiare i rischi connessi all’esecuzione della prestazione di lavoro agile.

Il contenuto dell’accordo individuale obbligatorio dal 30 giugno 2022

Il decreto del 17 marzo 2022 consente l’utilizzo della procedura semplificata per accedere allo smart working sino al 30 giugno 2022.

Come noto infatti, secondo la previsione dell’art. 19 della Legge n. 81/2017, il ricorso allo smart working secondo la normativa ordinaria sarebbe possibile solo previo accordo tra dipendente e datore di lavoro che deve essere redatto in forma scritta e deve contenere le specifiche determinazioni con riguardo alla sua durata ovvero se a tempo determinato o indeterminato. Inoltre, nel medesimo documento, devono essere disciplinate le modalità di esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali, occorre inoltre determinare con quale frequenza si potrà accedere al lavoro agile e quali sono i controlli che potranno essere svolti dal datore di lavoro.

Nello specifico nell’accordo devono essere obbligatoriamente riportati i seguenti contenuti:

tempi di riposo del lavoratore;
quali strumenti dovranno essere utilizzati dal lavoratore;
forme e limiti all’esercizio del potere direttivo e di controllo del datore di lavoro;
misure organizzative adottate per garantire i tempi di disconnessione del dipendente dagli strumenti di lavoro;
quali condotte risultano sanzionabili disciplinarmente;
diritto all’apprendimento del lavoratore.

Secondo la previsione originaria l’accordo individuale, una volta sottoscritto, deve essere trasmesso al Ministero del Lavoro utilizzando la piattaforma telematica Cliclavoro.gov.it accedendo con proprie credenziali SPID, CIE all’area Aziende – sezione Smart Working. Nella comunicazione devono essere inseriti i dati inerenti le parti del rapporto di lavoro, quelli inerenti il rapporto di lavoro e la copia dell’accordo individuale. Per coloro che sottoscrivono più accordi individuali è sempre possibile effettuare una comunicazione massiva con un applicativo presente sulla piattaforma.

La redazione del singolo accordo tornerà dunque ad essere obbligatoria dal 30 giugno. Qualora le aziende avessero già sottoscritto accordi con i singoli dipendenti, gli stessi restano efficaci.

Riferimenti normative: